Mengelola stok

Status dan nilai stok

Inventaris → Stok menunjukkan stok di cabang yang sedang aktif (dipilih di sidebar). Daftarnya memuat bahan baku dan produk sederhana. Produk resep dan paket tidak punya stok sendiri: yang dihitung adalah bahan atau produk di dalamnya.

Setiap barang punya status:

• Stok 0 kg dengan batas stok rendah 2 kg: Habis
• Stok 1,5 kg dengan batas stok rendah 2 kg: Rendah
• Stok 4 kg dengan batas stok rendah 2 kg: Baik

• Batas stok rendah diatur di data barangnya (bahan baku, atau produk sederhana per varian) dan berlaku di semua cabang. Tanpa batas, barang hanya bisa berstatus Baik atau Habis.
• Nilai stok adalah jumlah stok dikali HPP cabang. Contohnya, 4 kg dengan HPP Rp 160.000/kg bernilai Rp 640.000.

Mencatat pengadaan

Catat setiap barang yang datang dari pemasok, supaya stok dan HPP-nya benar:

1. Buka Inventaris, lalu pilih Catat pengadaan.
2. Pilih Pemasok dan Tanggal penerimaan.
3. Untuk setiap barang, isi Kuantitas dan Biaya/satuan, yaitu harga per satuan dasar barang itu. Kuantitas bisa diketik dalam satuan lain yang sejenis. Isi Tgl. Kedaluwarsa bila ada.
4. Pilih Status pembayaran:
   • Lunas: pilih akun di Dibayar dari. Saldo akun itu berkurang.
   • Hutang: isi Jatuh tempo. Hutangnya tercatat ke pemasok untuk dibayar nanti (lihat Membayar utang pemasok).
5. Pilih Simpan pengadaan.

Stok masuk ke cabang yang sedang aktif, dan HPP barang di cabang itu dihitung ulang dari harga belinya.

Mencatat pengadaan hanya bisa dilakukan Pemilik dan Staf Inventaris.

HPP rata-rata

HPP (harga pokok) adalah biaya rata-rata per satuan dasar untuk barang yang ada di cabang. Nilai stok dan biaya penjualan dihitung dari angka ini.

Setiap kali stok masuk dengan harga (pengadaan, produksi, atau stok awal), HPP dihitung ulang sebagai rata-rata dari stok lama dan stok baru.

Jadi, 10 kg kopi dengan HPP Rp 150.000/kg ditambah 5 kg seharga Rp 180.000/kg:

(10 × Rp 150.000 + 5 × Rp 180.000) ÷ 15 kg = Rp 160.000/kg

• Penjualan, pemborosan, dan hitung stok (−) mengurangi jumlah, tapi tidak mengubah HPP.
• Bila stok sedang kosong atau minus saat barang masuk, HPP langsung menjadi harga beli yang baru. Penjualan yang membuat stok minus ikut dibetulkan: selisihnya dicatat sebagai HPP pada tanggal barang masuk.
• HPP dihitung terpisah untuk setiap cabang, karena harga beli tiap cabang bisa berbeda.

Hitung stok

Hitung stok (stock opname) secara berkala, misalnya setiap minggu, supaya stok di sistem sesuai dengan yang ada di rak.

1. Buka Inventaris, lalu pilih Hitung stok. Kolom Hitung muncul di setiap baris.
2. Hitung barangnya, lalu ketik jumlah sebenarnya di kolom Hitung. Boleh 0 bila habis.
3. Pilih Simpan di baris itu. Baris yang tersimpan ditandai Tersimpan.
4. Setelah selesai, pilih Keluar hitung stok.

Selisihnya dicatat sebagai mutasi Hitung stok (+) atau Hitung stok (−). Contohnya, sistem mencatat 2,1 kg dan hasil hitung 2,3 kg: stok bertambah 200 g.

Hitung stok hanya bisa dilakukan Pemilik dan Staf Inventaris.

Mencatat pemborosan

Barang yang terbuang, misalnya susu basi atau gelas pecah, catat sebagai pemborosan:

1. Buka Inventaris, lalu pilih Catat pemborosan.
2. Pilih barangnya, isi Kuantitas Terbuang, dan tulis alasannya bila perlu.
3. Pilih Catat pemborosan.

Jumlah yang dicatat tidak boleh melebihi stok cabang. Contohnya: "Stok Fresh Milk di cabang ini hanya 1,5 L."

Semua staf, termasuk kasir, bisa mencatat pemborosan.

Riwayat mutasi stok

Stok tidak pernah diubah langsung: setiap perubahan dicatat sebagai mutasi. Buka Inventaris → Mutasi untuk melihat semuanya, dan saring menurut barang, jenis, atau tanggal.

Jenis mutasi:

• Stok awal
• Pengadaan
• Pemborosan
• Hitung stok (+)
• Hitung stok (−)
• Koreksi
• Produksi (masuk)
• Produksi (keluar)
• Penjualan
• Pembatalan
• Retur

Halaman detail setiap barang di Inventaris juga menunjukkan aktivitas terbarunya, beserta stok di setiap cabang.