Staf
Staf, jadwal & penggajian
Mendaftarkan staf, menyusun shift mingguan, mencatat absensi di kasir, dan membayar gaji bulanan.
Menu Staf muncul bila fitur Manajemen Staf, Shift & Absensi aktif. Nyalakan di Pengaturan → Fitur. Hanya pemilik yang bisa membuka menu ini.
Alur bulanan
- Daftarkan staf beserta cabang dan gajinya.
- Susun dan terbitkan jadwal setiap minggu.
- Staf mencatat masuk dan pulang di kasir. Tinjau Perlu Ditinjau setiap hari.
- Di awal bulan berikutnya, buat penggajian bulan lalu, finalisasi, lalu bayar.
Peran dan PIN staf
Setiap staf punya satu peran. Pemilik bisa memberi peran berikut:
- Kasir: Transaksi & pembayaran POS.
- Staf Inventaris: Stok, produksi, pengadaan & pemasok.
- Pemilik: Akses penuh semua modul. Hanya ada satu pemilik per perusahaan, yaitu akun yang mendaftar.
Menu yang tidak boleh dibuka sebuah peran tidak tampil di sidebar staf tersebut.
Pemilik selalu bisa memberi diskon manual di kasir. Kasir hanya bisa bila Boleh memberi diskon manual dicentang di form staf (pilihan ini hanya ada untuk peran kasir), dan mencabutnya langsung berlaku tanpa perlu masuk ulang.
PIN atau email?
- PIN (4–6 angka) wajib untuk setiap staf. Staf memakainya untuk masuk di perangkat kasir: pilih nama, lalu ketik PIN. Satu perangkat bisa dipakai bergantian oleh beberapa staf.
- Email login dan kata sandi sementara opsional, hanya untuk staf yang perlu membuka back office dari perangkatnya sendiri, misalnya staf inventaris. Kata sandi sementara diganti staf saat pertama masuk.
Pemilik juga bisa berjualan di perangkat kasir, dengan hak yang sama seperti kasir. Back office hanya terbuka lewat email dan kata sandi, jadi PIN yang diketahui orang lain tidak membuka akun pemilik. Jangan simpan kata sandi di browser perangkat kasir. Atur PIN Anda sendiri di menu akun (klik nama Anda), bagian PIN.
Data staf
Buka Staf → Daftar Staf, lalu tambahkan staf baru. Selain nama, PIN, dan peran, ada beberapa isian yang memengaruhi jadwal, absensi, dan gaji:
- Penempatan cabang: cabang tempat staf bertugas. Staf hanya muncul di jadwal cabang-cabang ini. Kosongkan semua bila staf bisa bertugas di cabang mana pun.
- Kasir spesifik: bila diisi, staf hanya bisa mencatat absensi di kasir itu.
- Gaji bulanan: gaji tetap per bulan. Bila diisi, penggajian memakai angka ini.
- Tarif per jam: untuk staf tanpa gaji bulanan. Gajinya dihitung dari jam kerja di Absensi dikali tarif ini.
Nonaktifkan staf, jangan dihapus. Staf nonaktif tidak bisa masuk lagi dan sesinya langsung berakhir, sementara riwayat absensi dan gajinya tetap ada.
Mengganti peran atau kata sandi staf juga mengakhiri sesinya, jadi staf perlu masuk lagi.
Jadwal kerja
Perusahaan punya tiga shift: Pagi, Siang, dan Malam. Jamnya diatur di Pengaturan → Perusahaan, bagian Shift & absensi. Bawaannya 06.00–14.00, 14.00–22.00, dan 22.00–06.00. Shift yang berakhir lewat tengah malam tetap dihitung di hari mulainya. Di bagian yang sama ada toleransi terlambat, bawaannya 15 menit.
- Buka Staf → Jadwal untuk cabang aktif, lalu pilih minggunya. Minggu dimulai hari Senin.
- Isi shift setiap staf per hari, atau biarkan Libur. Total jam per staf terhitung otomatis.
- Pilih Simpan draf selama masih merencanakan.
- Pilih Terbitkan jadwal bila sudah final.
Satu staf hanya bisa bertugas di satu cabang pada hari yang sama. Mengubah jadwal yang sudah diterbitkan menjadikannya draf lagi, jadi terbitkan ulang setelah selesai.
Hanya jadwal yang diterbitkan yang dipakai Absensi. Dari situ terlihat siapa yang terlambat, tidak datang, atau lembur. Tanpa jadwal, absensi tetap mencatat jam kerja, tapi tidak ada penilaian.
Absensi
Staf mencatat absensi sendiri di perangkat kasir cabangnya (lihat Memasangkan perangkat kasir). Tidak perlu perangkat absensi terpisah.
- Staf memilih namanya dan mengetik PIN.
- Di layar Absensi Karyawan, staf memilih Catat masuk saat datang dan Catat keluar saat pulang.
Bagi staf yang berjualan, PIN membuka halaman Kasir; tombol Absensi ada di bagian bawah sidebar. Staf lain langsung masuk ke layar absensi. Pemilik tidak mencatat absensi.
Setiap staf punya satu catatan per hari. Jam kerja dihitung dari jam masuk sampai keluar, dikurangi istirahat.
Perlu Ditinjau
Bila jadwal minggu itu sudah diterbitkan, Staf → Absensi menandai:
- Terlambat: masuk setelah jam mulai shift ditambah toleransi.
- Tidak hadir: shift sudah mulai, tetapi staf belum mencatat masuk.
- Lembur: keluar lebih dari 30 menit setelah shift berakhir, atau belum keluar sampai saat itu.
Melengkapi dan mengoreksi
Pilih Tambah catatan untuk hari yang tidak tercatat di kasir: Izin, Sakit, Alpha, atau hari kerja yang lupa dicatat beserta jamnya. Dari Perlu Ditinjau, pilih Catat agar staf dan cabangnya langsung terisi. Untuk catatan yang sudah ada, pilih Ubah untuk memperbaiki jam, istirahat, atau statusnya.
Gaji staf per jam dihitung dari catatan ini. Rapikan absensi sebelum membuat penggajian bulanan.
Penggajian bulanan
Buka Staf → Penggajian dan pilih bulannya.
- Pilih Buat Penggajian. Gaji dihitung dari data saat itu, dan bisa dihitung ulang dengan Buat ulang selama belum difinalisasi.
- Buka slip staf untuk Tambah penyesuaian: Tambahan (bonus, uang lembur) atau Potongan.
- Pilih Finalisasi setelah semuanya benar.
- Bayar gajinya dengan Bayar semua, atau per slip.
Cara gaji dihitung
- Gaji bulanan: dibayar penuh, tidak dikurangi karena izin atau alpha. Potong lewat penyesuaian bila perlu.
- Tarif per jam: jam kerja di Absensi dikali tarif. Staf tanpa tarif dan tanpa gaji bulanan mendapat Rp 0.
- Staf yang bekerja di beberapa cabang mendapat satu slip per cabang. Gaji bulanannya dibagi sesuai jam di tiap cabang, jadi laba rugi per cabang ikut menanggung gajinya.
Pajak penghasilan (PPh 21) dan BPJS belum dihitung otomatis. Bila perlu, masukkan sebagai potongan.
Kasbon (pinjaman ke staf) belum didukung. Potongan dicatat sebagai titipan yang harus disetor, bukan pelunasan pinjaman, jadi jangan memotong kasbon lewat penyesuaian.
Finalisasi dan pembayaran
Finalisasi mengunci jam kerja, tambahan, dan potongan, lalu mencatat beban gaji di akun 6200 Beban Gaji & Upah pada tanggal terakhir bulan itu. Gaji bersih tercatat sebagai 2300 Utang Gaji sampai dibayar, dan potongan sebagai 2310 Potongan Gaji.
Saat membayar, pilih akun kas atau bank asal uangnya dan tanggal bayar, paling cepat awal bulan gaji itu dan paling lambat hari ini. Pembayaran tercatat di buku kas sebagai Gaji. Slip gaji bisa dicetak atau diunduh sebagai PDF.
Gaji yang sudah difinalisasi di Penggajian sudah tercatat sebagai beban. Jangan mencatatnya lagi di Pengeluaran.
Finalisasi penggajian sebelum menutup buku bulan itu. Setelah bulannya ditutup, beban gajinya tidak bisa dicatat lagi di bulan tersebut.